Dr. Ivan Černohorský
Když před sebou máte obchodní problém, je až příliš lákavé přeskočit pár důležitých kroků při jeho překonávání. To ale může znamenat, že vám unikne dobré řešení, nebo ještě hůř, vůbec se vám nepodaří problém správně definovat.
Jedním ze způsobů, jak tomu předejít, je použití procesu Simplex (autor Min Basadur). Tento nástroj vám krok za krokem pomáhá určovat a řešit problémy kreativně a efektivně. Provede vás každým krokem řešení problému od jeho identifikace po přijetí patřičných opatření. Díky němu je vaše řešení kreativní, silné a pečlivě rozmyšlené.
Simplex je vhodný pro problémy a projekty všech velikostí. Skládá se z osmi fází znázorněných níže.
Simplex je znázorněn jako uzavřený kruh, namísto běžného vnímání řešení problému jako přímky.
To znamená, že tento proces by neměl skončit poté, co je řešení aplikováno. Dokončení a aplikace jednoho cyklu vylepšení by raději měla vést přímo k dalšímu cyklu.
Nyní se na každý z kroků podíváme detailněji.
1. Najít problém
Najít ten správný problém, který je třeba řešit, je často ta nejtěžší část kreativního procesu.
Zároveň je to první krok při používání Simplexu. Když problém existuje, je i možnost změny a vylepšení. A proto je schopnost najít problém velmi cenná!
Problémy mohou být zjevné. Ale pokud nejsou, můžeme je často určit s pomocí podobných otázek, jako jsou tyto:
- Co by chtěli vylepšit naši zákazníci? Na co si stěžují?
- Co by mohli dělat lépe, kdybychom jim mohli pomoci?
- Komu jinému bychom mohli svými schopnostmi pomoci?
- Jaké máme malé problémy, které by mohly narůst? A kde by se v našich podnikových procesech mohla stát chyba?
- Co naši práci zpomaluje a ztěžuje? Čeho často nedokážeme dosáhnout? Kde máme úzké hrdlo?
- Jak můžeme zlepšit kvalitu?
- Co můžeme dělat stejně jako naši konkurenti?
- Co frustruje a rozčiluje náš tým?
Tyto otázky se zabývají problémem, který existuje v tuto chvíli. Ale také se můžete pokusit podívat do budoucnosti. Zamyslete se, jak předpokládáte, že se trhy a zákazníci za příštích několik let změní, jaké problémy můžete čekat při rozšiřování své společnosti a jaké sociální, politické a právní změny ho mohou ovlivnit. Také stojí za to prozkoumat možné problémy z pozice různých „aktérů“ dané situace. V této fázi nemusíte mít dostatek informací pro přesné určení problému. Nedělejte si s tím starosti, dokud nedojdete k bodu 3!
2. Najít fakta
V další fázi problém prozkoumáte, co nejvíc to půjde. Vaším úkolem je:
- Plně pochopit, jak situaci vnímají jiní lidé.
- Analyzovat data, abyste zjistili, jestli problém opravdu existuje.
- Prozkoumat ty nejlepší nápady vašich konkurentů.
- Detailněji pochopit potřeby zákazníků.
- Uvědomit si, co jste už vyzkoušeli.
- Plně pochopit všechny procesy, součásti, služby nebo technologie, které můžete chtít použít.
- Ujistit se, že klady, které vyřešení problému přinese, budou stát za vynaložené úsilí.
Když budete fakta hledat efektivně, utvrdíte se ve svém pohledu na situaci a ujistíte se, že veškeré budoucí řešení problémů bude založeno na správném vnímání reality.
3. Definovat problém
Když se dostanete do této fáze, měli byste už zhruba vědět, kde je problém, a měli byste dobře rozumět skutečnostem, které s ním souvisí.
Teď potřebujete přesně určit, jaký problém nebo problémy chcete řešit.
Problém je třeba řešit na správné úrovni. Pokud budete pokládat otázky zaměřené příliš široce, nikdy nemusíte mít dost zdrojů pro účelnou odpověď. Pokud budete pokládat otázky zaměřené příliš úzce, může se stát, že nakonec napravíte jenom projevy problému a ne samotný problém.
Min Basadur, který proces Simplex vytvořil, navrhuje úzkou otázku rozšířit dodatkem „Proč?“ a dodatkem „Co vám brání?“ zúžit širokou otázku.
4. Najít nápad
Další fází je vytvořit co nejvíce nápadů, jak daný problém řešit.
To můžete udělat různými způsoby: zeptat se ostatních na jejich názor, s pomocí nástrojů řízené kreativity a technik laterálního myšlení nebo při brainstormingu. Také se na problém můžete pokusit podívat z jiné perspektivy. Nápady v této fázi nehodnoťte ani nekritizujte. Místo toho se soustřeďte na vytváření dalších nápadů. Pamatujte, neuskutečnitelné nápady často můžou vést k dobrému řešení! Při vymýšlení nových nápadů můžete využít také techniky náhodného vstupu.
5. Vybrat a vyhodnotit
Když máte dostatek možných řešení svého problému, je načase vybrat to nejlepší z nich.
Nejlepší řešení může být zjevné. A pokud není, pak je důležité se zamyslet nad kritérii, která pro výběr nejlepšího nápadu použijete. Až si nápad vyberete, rozvíjejte ho, jak nejvíc to půjde. Pak je zásadní ho vyhodnotit a zjistit, jestli je dost dobrý, abyste zvážili jeho využití. Tady je nutné nenechat ego stát v cestě zdravému rozumu.
Pokud váš nápad nepřináší dostatečné výhody, pak můžete buď zkusit přijít s více nápady, nebo celý proces začít od začátku.
6. Plánovat
Když máte vybraný nápad, který, jak věříte, stojí za to, přijde čas na jeho implementaci.
Akční plány vám pomůžou zvládat menší projekty – určují kdo, co, kdy, proč a jak práci vykoná.
U větších projektů se vyplatí použít formální techniky projektového řízení. S jejich použitím proběhne realizace projektu efektivně, úspěšně a v rozumném časovém rámci.
Když má tato implementace vliv na více lidí nebo skupin lidí, stojí také za to zvážit možnost využití change managementu. To vám pomůže se ujistit, že ostatní váš projekt podporují a nestojí proti němu.
7. Prodat nápad
Až do této fáze jste mohli všechnu práci udělat sami nebo jenom s malým týmem. Teď ale musíte svůj nápad prodat lidem, kteří ho musí podpořit. To může být váš šéf, investoři, nebo jiní poskytovatelé kapitálu, kterých se projekt týká.
Když budete nápad prodávat, musíte se zaměřit nejen na jeho praktičnost, ale také na takové věci jako interní zájmy, skrytý strach ze změny a podobně.
8. Aplikace
Po všem tom kreativním tvoření a přípravách je tu konečně uvedení do provozu!
Teď se vyplatí všechna pečlivá práce a plánování. A opět, pokud implementujete velkou změnu nebo projekt, možná bude dobré oprášit své schopnosti v oblasti change managementu, aby celý proces proběhl hladce.
Když jsou změny aplikovány, vraťte se do fáze 1, Najít problém a pokračujte ve zlepšování svého nápadu.
